Trends erkennen, Risiken einschätzen, Prozesse in die Wege leiten oder optimieren – das Controlling ist ein spannender, aber doch sehr abstrakter Bereich. Wie genau sieht die Arbeit eines Controllers also aus? Sebastian Weber weiß es: Er ist seit 2 Jahren im Controlling der dbs tätig und hat einmal zusammengefasst, wie die Arbeit seiner Unit an einem konkreten Projekt abläuft. Als Beispiel dient ihm die Einführung eines Tools für Planung, Reporting und die Intercompany-Abstimmung, das mittlerweile von über 100 operativen Tochtergesellschaften der REMA TIP TOP AG genutzt wird.
Innerhalb von 6 Monaten durchliefen Sebastian Weber und sein Team folgende Projektphasen:
Analyse
Eine differenzierte Analyse ist die Basis für jedes Projekt des dbs Controllings. Im Fall des geplanten Tools hieß das, zunächst einmal die konkreten Anforderungen an die neue Software sowie die Bedarfe der Nutzer zu bestimmen. Die Auswahl eines geeigneten Produkts ebenso wie die Konzeptionierung der Umsetzung erfolgte anschließend in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister.
Strategie
Zum Projektstart im Mai 2017 stellten wir ein Team zusammen, bestehend aus Mitarbeitern des dbs Controllings, dem Group Accounting der REMA TIP TOP AG sowie deren CFO. Der erste Meilenstein des Teams war die Vorstellung des ausgewählten Tools beim CFO Meeting im Juli 2017, die äußerst positiv verlief: Das Go-live wurde für August 2017 beschlossen.
Controlling im internationalen Einsatz
Um alle Gesellschaften optimal auf die Einführung des einheitlichen Systems vorzubereiten, reisten unsere Mitarbeiter nach Großbritannien, Südafrika und in die USA. In interaktiven Workshops erläuterten wir Ziele, Neuerungen, Vorteile und Funktionsweisen der künftigen Anwendung, klärten eventuelle Herausforderungen und erhielten nützliches Feedback aus erster Hand. Mit Mitarbeitern der Standorte Australien und China tauschten wir uns über Videochat aus.
Anfang August 2017 starteten wir dann die Testphase der Intercompany-Abstimmung, die – abgesehen von einigen zu behebenden Bugs – wie gewünscht verlief. Mit Abschluss des Quartals konnten die Intercompany-Abstimmung sowie die Datenerfassung für das Reporting livegeschaltet werden. Unser Ziel war erreicht.
Follow-up
Was hier in wenigen Sätzen zusammengefasst wurde, war tatsächlich eine intensive Zeit mit Höhen und Tiefen für unser Controlling-Team – das weiß jeder, der selbst schon Projekte dieser Art verantwortet hat oder an solchen beteiligt war.
Natürlich behalten wir auch weiterhin ein Auge auf den Einsatz des Tools – doch der erfolgreiche Launch musste erst einmal gefeiert werden. Als Belohnung für die geleistete Arbeit gab es ein mehr als verdientes Team-Event für die Beteiligten.
Und schließlich erreichte uns viel positives Feedback der Nutzer – die schönste Bestätigung für mich und mein Team.